Archivage électronique, quelle solution choisir ?
Document papier, document électronique, archivage…il est important pour les entreprises de s’assurer de respecter le cadre légal et réglementaire.
Ainsi, une impression d’un original électronique, par exemple, n’aura aucune valeur légale.
Cependant, les documents originaux se retrouvent de plus en plus sous format électronique. Donc, en cas de litige, d’audit ou de contrôle, il est obligatoire de pouvoir donner preuve de l’authenticité, l’intégrité, la pérennité et la sécurisation de vos documents. Donnez une grande importance à la traçabilité !
Attention, les réglementations sont les mêmes que cela soit un document papier ou un document électronique.
La solution de gestion d’information Therefore™ permet d’archiver électroniquement vos documents d’activité en répondant aux recommandations techniques des normes NFZ42013 et son équivalent international, ISO 14461.
L'archivage c'est :
- Chronophage
- Coûteux (même s'il n'y a pas du personnel dédié à cette tâche)
- Précaire (le papier ne résistera pas au feu, à l'humidité ou simplement au temps...)
- Difficilement traçable
Aujourd’hui, un document électronique a la même valeur qu’un document papier.
Quels sont les avantages de l'archivage électronique ?
Archivage Electronique Conforme
- L’archivage électronique garantit la conformité et la pérennité de vos documents. Formats normés, métadonnées ou encore traçabilité (log)…la solution d’archivage électronique ThereFore vous permet d’assurer un respect des réglementations en vigueur. D’autant plus que la sécurité est centrale grâce à des permissions et droits très pointus. L’authenticité des documents est également certifiée grâce à l’attribution d’identifiant unique au document et un horodatage avancé.
Traitement plus rapide
- SDI ROCA vous conseille de mettre ne place des workflows. En effet, les workflows vous permettront d’automatiser le traitement des documents. Par exemple, toute tâche non traitée en temps voulu peut être transmise au responsable approprié. Vous pouvez également paramétrer l’envoi automatique par mail de rappels en vue d’avertir l’utilisateur de l’échéance imminente de ses tâches. Vos collaborateurs peuvent ainsi canaliser leurs efforts sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Réduction des coûts et augmentation de la rentabilité
- Un archivage électronique de vos documents d’entreprise va permettre un réduction des coûts. En effet, moins de copies physiques de vos dossiers et donc moins d’archives physiques à stocker (gains de place également). Ne cherchez plus ! Trouvez rapidement et simplement vos documents et gagnez en productivité.
Accès mobile
- Apportez plus de mobilité à vos collaborateurs. L’application Therefore™ Mobile permet de s’adapter au besoin de nomadisme. Recherchez, consultez ou encore modifiez les documents où que vous soyez !