La gestion électronique documentaire (GED) fait partie intégrante de la transformation numérique que les entreprises se doivent d’entamer.
Traçabilité (consultation, modification…), accès déporté (mobilité), réduction de l’utilisation du papier (risque de perte du document…), sécurisation et confidentialité assurée…la gestion électronique des documents de l’entreprise apporte de nombreux avantages au quotidien.
Étude AIIM EUROPE
La mise en place d’une solution GED apporte un avantage concurrentiel car une meilleure gestion des documents est à l’origine de plus de réactivité et de traçabilité. Ainsi, les réglementations en vigueur sont respectées et vos collaborateurs disposent de l’ensemble des documents auxquels l’accès leurs est autorisé.
Si votre entreprise est une structure multi-sites (ou simplement des collaborateurs nomades) la GED se révèlera être un véritable atout. Où qu’ils soient, vos collaborateurs accèdent à la dernière version des documents. Cela signifie que votre société n’aura plus à subir des délais de transmission de documents par courrier. Vous ferez donc également des économies (plus de frais de transports).
La GED, c’est moins de risque de perte de documents et une collaboration entre vos équipes et partenaires facilitée par un meilleur partage des documents.
Avoir une solution de GED c'est apporter plus de
Traçabilité, réactivité, visibilité, sécurité et productivité
Une solution électronique de gestion des documents permet d’optimiser vos processus. Exécutez plus rapidement vos tâches, augmentez la fiabilité du traitement des documents et améliorez la qualité du service client grâce à la mise en place d’une solution GED.
Le traitement papier et manuel des documents vous permet-il de répondre simplement et rapidement aux questions suivantes :
Est ce que les tarifs affichés sur vos brochures sont à jour ? Où trouver la dernière version de la présentation sur laquelle vos équipes ont travaillé ?
Avez vous été livré ? Qui est autorisé à effectué des achats au nom de l’entreprise ? Il y a-t-il une adresse mail dédiée au traitement des factures ?
Les accès aux dossiers de vos employés sont-ils bien protégés ? Qui répond aux candidatures spontanées qui vous sont faites ? Les CV reçus sont-ils conservés et si oui pendant combien de temps ?
La saisie d’une facture en particulier a-t-elle été effectué dans votre logiciel comptable ? La facture ou bon de commande ont-t-ils été numérisé ?
Est ce que toutes vos demandes de devis sont tracées (quelles soient arrivées par mail, téléphone…) ? Si la personne en charge habituellement d’une demande de devis est absente (congés, maladie…), qu’advient-il de la demande ?
Qui a traité un courrier en particulier ? Quand a été traité une demande de devis ? Quelle a été la réponse qui a été donné à ce courrier ? Combien de réclamations clients vous sont parvenues ?