Workflow : qu'est ce que c'est ?
Le workflow est une un processus d’automatisation des tâches. Le but d’un workflow, de sa mise en place est l’automatisation des différentes opérations et étapes de validation d’une tâche plus ou moins complexe (procédure de commande, suivi de projet, traitement du courrier..).
Cette automatisation va offrir un gain de temps précieux aux organisation qui la mette en place. Les entreprises qui automatise l’exécution de certaines tâches (documentaire notamment comme le traitement du courrier ou d’une demande commerciale…), et particulièrement dans le domaine bancaire ou des assurances…vont pouvoir clôturer plus rapidement et à moindres coûts certaines opérations.
Les différents types de workflow
SDI ROCA vous propose de développer des outils pour s’adapter au mieux au workflow de votre entreprise (processus de gestion de contrats spécifiques par exemple). Notre équipe de développeurs, en interne, s’occupera de matérialiser vos besoins afin de simplifier vos process et gagner en productivité grâce à l’automatisation de certaines tâches de traitement de documents.
Workflow administratif
Dans le domaine des banques et des assurances par exemple, les documents à élaborer doivent suivre un parcours spécifique. Celui ci est décomposé en différentes tâches. De la vérification en passant par l’investigation, la demande d’information ou encore l’approbation…le traitement des documents et l’avancée d’un dossier peut vite être fastidieuse. Les outils informatiques de workflow permettent de définir le parcours de chaque type de document, de contrôler les délais et d’en suivre précisément l’exécution.
Workflow ad hoc et workflow procédural
Comment gagner en productivité avec la mise en place de workflow ?
- L’interface de ThereFore est simple et intuitive. Elle vous permettra de créer des workflow par des « glisser-déplacer ». Il n’y a pas besoin de connaître quel que langage de programmation que ce soit ou d’être un spécialiste de l’informatique !
- L’envoi d’e-mails de notification (associés aux nouvelles tâches, aux tâches arrivées à échéance et aux tâches en retard) peut être paramétré. Vous pouvez également déléguer certaines tâches à un utilisateur en particulier ou un groupe d’utilisateurs.
- Les workflows peuvent attendre l’arrivée de documents multiples avant de poursuivre leur exécution. L’exécution et/ou la poursuite d’une tâche peuvent être conditionné par la réception d’un ou de plusieurs documents (voire même de dossier). C’est vous qui choisissez ce qui correspondra le mieux à votre utilisation quotidienne ou à la réglementation en vigueur.
- Toute les actions effectuées dans votre solution de gestion des documents (et de workflow) sont tracées et rassemblées dans un journal de log. Ainsi, vous pourrez assurer un suivi précis des workflows et de leur utilisation.
Workflow documentaire : Comment optimiser le traitement des documents dans mon entreprise ?
Therefore™ Workflow vous permet d’automatiser vos processus métier. Abandonnez le traitement papier et manuel. En choisissant de mettre en place une solution électronique de gestion des documents, vous optimiserez l’exécution de vos processus (plus de rapidité, plus de fiabilité, plus de visibilité et traçabilité…).
Enfin, améliorez également la qualité du service client grâce à un accès plus rapide et plus précis aux informations.
Automatisation des processus
L'exemple des process RH
Tout en assurant conformité et confidentialité, plusieurs processus et tâches peuvent être automatisés grâce à la création de workflow :
- Recrutement
- Nouvelle recrue
- Gestion des contrats
- Archivage des dossiers salariés
- Demandes de congés
- Distribution des contraventions